Obowiązuje od dnia: 23 lipca 2026 r. 

1. Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych jest Biotop Biuro Inżynierii Środowiska Spółka Jawna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wiwulskiego 12, 51-629 Wrocław, NIP: 8982198484, KRS: 0000404129, zwana dalej „Administratorem”. 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@emgb.pl. 

2. Zakres stosowania Polityki

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Administratora, uczestników seminariów, konferencji i innych wydarzeń organizowanych przez Administratora, ekspertów, prelegentów, partnerów, wystawców, kontrahentów oraz osób kontaktujących się z Administratorem. 

3. Cele przetwarzania danych osobowych 

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu: 

organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia seminariów, konferencji oraz innych wydarzeń; 

przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń uczestników; 

kwalifikacji uczestników do udziału w wydarzeniach; 

organizacji zakwaterowania, wyżywienia oraz obsługi logistycznej wydarzeń; 

prowadzenia kontaktu organizacyjnego z uczestnikami, ekspertami, partnerami i kontrahentami; 

zawierania i wykonywania umów; 

wystawiania dokumentów księgowych oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych; 

prowadzenia działań marketingowych dotyczących działalności Administratora; 

przesyłania newsletterów oraz informacji o kolejnych wydarzeniach – w przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa; 

dokumentowania przebiegu wydarzeń, w tym wykonywania materiałów fotograficznych i filmowych; 

dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; 

realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. 

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania Administrator może przetwarzać w szczególności: 

• imię i nazwisko, 

• nazwę firmy lub instytucji, 

• stanowisko, 

• adres e-mail, 

• numer telefonu, 

• adres korespondencyjny, 

• NIP oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, 

• informacje dotyczące wykonywanego zawodu i posiadanych uprawnień, 

• informacje dotyczące udziału w wydarzeniach, 

• dane niezbędne do organizacji zakwaterowania i wyżywienia, 

• wizerunek utrwalony podczas wydarzeń, 

• inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi. 

5. Podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO, w szczególności na podstawie: 

• lit. a – zgody osoby, której dane dotyczą; 

• lit. b – niezbędności przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy; 

• lit. c – obowiązków prawnych ciążących na Administratorze; 

• lit. f – prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego w szczególności na organizacji wydarzeń, prowadzeniu kontaktów biznesowych, marketingu własnych usług, zapewnieniu bezpieczeństwa wydarzeń oraz dochodzeniu i obronie roszczeń. 

6. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe mogą zostać pozyskane: 

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą; 

• od pracodawcy lub podmiotu zgłaszającego uczestnika; 

• od partnerów wydarzeń; 

• z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności stron internetowych, rejestrów zawodowych oraz publikacji branżowych; 

• od podmiotów współpracujących z Administratorem. 

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, którym jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, w szczególności: 

• partnerom współorganizującym lub finansującym wydarzenia, 

• hotelom oraz obiektom konferencyjnym, 

• podmiotom świadczącym usługi gastronomiczne, 

• dostawcom usług informatycznych i hostingowych, 

• operatorom poczty elektronicznej i systemów mailingowych, 

• dostawcom systemów CRM i narzędzi marketingowych, 

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze, 

• firmom kurierskim i pocztowym, 

• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa. 

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. 

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie wynika z innej podstawy prawnej. 

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

Jeżeli korzystanie z usług określonych dostawców będzie wiązało się z przekazywaniem danych poza EOG, przekazanie nastąpi zgodnie z przepisami rozdziału V RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń. 

10. Prawa osoby, której dane dotyczą 

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: 

• dostępu do swoich danych; 

• sprostowania danych; 

• usunięcia danych; 

• ograniczenia przetwarzania; 

• przenoszenia danych; 

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; 

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje decyzji wobec osób, których dane dotyczą, w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na te osoby. 

12. Pliki cookies

Strona internetowa Administratora wykorzystuje pliki cookies w celu: 

• zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, 

• poprawy bezpieczeństwa, 

• prowadzenia statystyk odwiedzin, 

• analizy sposobu korzystania ze strony, 

• dostosowania treści do preferencji użytkowników. 

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. 

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu prowadzenia działalności lub wykorzystywanych technologii. 

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Administratora. 

14. Dane kontaktowe 

Biotop Biuro Inżynierii Środowiska J. Stachowiak Spółka Jawna 

1. Wiwulskiego12 

51-629 Wrocław 

e-mail: rodo@emgb.pl 

tel.: 602 457 645 

KLAUZULA INFORMACYJNA – ART. 13 RODO 

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy, że: 

1. Administrator danych 

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biotop Biuro Inżynierii Środowiska Spółka Jawna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wiwulskiego 12, 51-629 Wrocław, KRS: 0000404129, NIP: 8982198484. 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: rodo@emgb.pl. 

2. Cele i podstawy przetwarzania 

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu: 

• przyjęcia i obsługi zgłoszenia na seminarium, konferencję lub inne wydarzenie; 

• kwalifikacji uczestników; 

• organizacji zakwaterowania, wyżywienia i obsługi logistycznej wydarzenia; 

• realizacji programu konferencji; 

• kontaktu organizacyjnego; 

• wystawienia dokumentów księgowych; 

• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa; 

• prowadzenia działań marketingowych związanych z działalnością Administratora; 

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. 

Podstawą przetwarzania danych jest: 

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, 

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, 

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, 

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. 

3. Odbiorcy danych 

Dane mogą zostać udostępnione podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności partnerom wydarzeń, hotelom, obiektom konferencyjnym, podmiotom świadczącym usługi gastronomiczne, informatyczne, księgowe, prawne, kurierskie oraz innym podmiotom uczestniczącym w organizacji wydarzenia. 

Jeżeli udział w wydarzeniu jest finansowany przez Partnerów wydarzenia, dane uczestników mogą zostać im przekazane w zakresie i na zasadach określonych w formularzu zgłoszeniowym oraz regulaminie wydarzenia. 

4. Okres przechowywania danych 

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. 

5. Prawa osoby 

Przysługuje Pani/Panu prawo: 

• dostępu do danych, 

• sprostowania danych, 

• usunięcia danych, 

• ograniczenia przetwarzania, 

• przenoszenia danych, 

• wniesienia sprzeciwu, 

• cofnięcia zgody w każdym czasie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie), 

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

6. Dobrowolność podania danych 

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie danych wymaganych przez Administratora stanowi warunek udziału w wydarzeniu lub zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić udział w wydarzeniu lub realizację współpracy. 

7. Profilowanie 

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą. 

KLAUZULA INFORMACYJNA – ART. 14 RODO 

Na podstawie art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy, że: 

1. Administrator danych 

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biotop Biuro Inżynierii Środowiska Spółka Jawna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wiwulskiego 12, 51-629 Wrocław, KRS: 0000404129, NIP: 8982198484. 

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: rodo@emgb.pl. 

2. Źródło pochodzenia danych 

Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane: 

• z publicznie dostępnych źródeł (w szczególności stron internetowych, rejestrów zawodowych lub publikacji branżowych), lub 

• od partnerów biznesowych, organizatorów współpracujących wydarzeń, pracodawcy albo innego podmiotu współpracującego z Administratorem. 

3. Kategorie przetwarzanych danych 

Administrator może przetwarzać następujące dane: 

• imię i nazwisko, 

• stanowisko, 

• miejsce zatrudnienia, 

• adres e-mail, 

• numer telefonu, 

• informacje dotyczące wykonywanego zawodu lub posiadanych uprawnień, 

• inne dane udostępnione publicznie lub przekazane Administratorowi. 

4. Cele i podstawy przetwarzania 

Dane przetwarzane są w celu: 

• nawiązania kontaktu zawodowego; 

• zaproszenia do udziału w konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach; 

• organizacji współpracy eksperckiej lub partnerskiej; 

• prowadzenia współpracy branżowej; 

• marketingu własnych wydarzeń i usług Administratora; 

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. 

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, kontaktów branżowych, organizacji wydarzeń oraz rozwijaniu współpracy zawodowej. 

Jeżeli w dalszym etapie współpracy dane będą przetwarzane na innej podstawie prawnej (np. zgody lub umowy), Administrator poinformuje o tym odrębnie. 

5. Odbiorcy danych 

Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w szczególności dostawcom usług IT, hostingowych, księgowych, prawnych, marketingowych oraz innym podmiotom uczestniczącym w organizacji wydarzeń, a także organom publicznym – jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa. 

6. Okres przechowywania danych 

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, nie dłużej jednak niż do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania lub ustania celu ich przetwarzania, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania. 

7. Prawa osoby, której dane dotyczą 

Przysługuje Pani/Panu prawo do: 

• dostępu do danych, 

• sprostowania danych, 

• usunięcia danych, 

• ograniczenia przetwarzania, 

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, 

• przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przepisami, 

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

8. Przekazywanie danych poza EOG 

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli będzie to konieczne, nastąpi z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO. 

9. Profilowanie 

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.